Workflows · Aanbestedingsrecht · inschrijvers en aanbestedende diensten
Aanbestedingsprocedure: houdt de gunningsbeslissing stand?
- 7 rollen
- 9 fasen
- 1 akkoordmoment
- met tegenrol
- 4 bronnen
- 2 opleveringen
Aanbestedingstoets
Zo is de toets opgezet
Hoe de stappen samenwerken
Na uw akkoord op de scope werken een aanbestedingsjurist en een documentanalist tegelijk: de één aan het kader, de ander aan de stukken. Daarna voert de aanbestedende dienst verweer, weegt een reviewer, en zetten een conceptschrijver en een redacteur het op papier.
9 fasen, van intake tot oplevering. Klik op een fase of speel de doorloop af.
- specialist
- tegenrol
- uw akkoord
- naast elkaar = tegelijk
Intake
Wat u aanlevert en beantwoordt
- Aanbestedingsstukken
- Voor wie werkt u?
- Gevolgde procedure
- Fase van het traject
- Loopt er een termijn waarbinnen u moet opkomen? · optioneel
- Is er een motivering van de beslissing ontvangen? · optioneel
- Is uw inschrijving ongeldig verklaard of terzijde gelegd? · optioneel
Wat u niet weet, mag u als onbekend laten.
Ordent en weegt
Planner
Zet de spoedvraag en toetsvragen op een rij
Meer over deze stap
Vat opdracht, aanbestedende dienst, procedure, fase en zijde samen, inventariseert welke stukken ontbreken en zet de spoedvraag vooraan. Formuleert daarna de toetsvragen per onderdeel, van procedurekeuze en raming tot de motivering van de gunningsbeslissing.
Na: Intake. Daarna: Plan-akkoord (scope).
Hier tekent u af · Plan-akkoord (scope)
U bepaalt welke onderdelen worden getoetst
- Akkoord
- Bijsturen
- Afbreken
De run wacht tot u hebt besloten. Bijsturen kan alleen met een toelichting.
Wat u hier controleert
Dit is het scope-akkoord: u bepaalt hier welke onderdelen van de procedure worden getoetst. Controleer of de casus klopt (de procedure, de fase waarin het traject zich bevindt en de zijde waarvoor u optreedt) en of de aanbestedingsstukken compleet zijn: leidraad, nota van inlichtingen, inschrijving en de ontvangen beslissing. Bevestig of corrigeer de punten die de planner als spoedeisend markeert.
Het akkoordmoment staat direct na het plan. U controleert de procedure, de fase en de zijde waarvoor u optreedt, en of leidraad, nota van inlichtingen, inschrijving en de ontvangen beslissing compleet zijn. De punten die de planner als spoedeisend markeert, bevestigt of corrigeert u hier.
Het besluit wordt vastgelegd met wie, wanneer en in welke ronde, voordat de run verdergaat. Wacht de stap op u, dan krijgt u een melding in de app en, volgens uw meldingsvoorkeuren, per mail.
Onderzoekt
Aanbestedingsjurist
Toetst opzet en gunningsfase aan de beginselen
grijs = optioneelMeer over deze stap
Toetst opzet en gunningsfase aan de beginselen van gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit: procedurekeuze, raming, samenvoegen of splitsen in percelen, geschiktheidseisen, gunningscriteria en beoordelingssystematiek. Kijkt naar het ongeldigheidsrisico van de inschrijving, werkt de rechtsbescherming uit die in deze fase openstaat en zoekt de rechtspraak erbij.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl · EUR-Lex · Officiële Bekendmakingen (uit te zetten)
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Aanbestedende dienst (tegenrol), Reviewer.
Onderzoekt
Documentanalist
Legt de stukken naast elkaar in een eisentabel
Meer over deze stap
Legt leidraad, nota van inlichtingen, inschrijving en beoordeling naast elkaar in een eisentabel, laat zien welke antwoorden de leidraad hebben gewijzigd, herleidt de scores per criterium en rekent de tellingen na. Bouwt een tijdlijn waarin de momenten die een termijn in gang zetten zijn gemarkeerd, zonder de duur in te vullen.
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Aanbestedende dienst (tegenrol), Reviewer.
Tegenrol
Aanbestedende dienst (tegenrol)
Voert verweer als de aanbestedende dienst
Meer over deze stap
De tegenrol: de aanbestedende dienst. Voert eerst de formele verweren — te laat opgekomen, niet tijdig over de stukken geklaagd, geen belang — en verdedigt daarna de beoordelingsvrijheid en de gegeven motivering. Werkt u zelf voor de dienst, dan draait de rol om en valt hij uw beslissing aan met de argumenten van de afgewezen inschrijver.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl
Na: Aanbestedingsjurist, Documentanalist. Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Reviewer
Weegt alles zoals de voorzieningenrechter zou doen
Meer over deze stap
Weegt de toets, de documentanalyse en het verweer zoals de voorzieningenrechter dat zou doen: terughoudend waar de dienst beoordelingsvrijheid heeft, streng waar de systematiek is losgelaten. Scheidt wat tot herbeoordeling, intrekking of heraanbesteding kan leiden van schoonheidsfouten, en geeft een advies over de eerstvolgende stap.
Na: Aanbestedingsjurist, Documentanalist, Aanbestedende dienst (tegenrol). Daarna: Conceptschrijver.
Ordent en weegt
Conceptschrijver
Schrijft het stuk dat bij de fase past
Meer over deze stap
Schrijft het stuk dat bij rol en fase past: voor de inschrijver een concept-klacht, een concept-aanzegging kort geding of een verzoek om nadere motivering; voor de dienst een reactie op de klacht of een aangevulde motivering. De termijn waarbinnen moet worden gereageerd, blijft tussen vierkante haken staan.
Na: Reviewer. Daarna: Redacteur.
Ordent en weegt
Redacteur
Stelt het toetsmemo met eisentabel als bijlage op
Meer over deze stap
Stelt het toetsmemo op, met een samenvatting van hoogstens een pagina: het eindoordeel, de drie sterkste bezwaren, de spoedeisende stap en de aanbevolen route. De eisentabel gaat als bijlage mee; de conceptbrief wordt redactioneel gladgestreken, met citaten en vindplaatsen intact.
Na: Conceptschrijver. Daarna: Toetsrapport aanbesteding.
Oplevering
- Toetsmemo aanbestedingsprocedureMemo (.docx)
- Concept-klacht of aanzeggingConceptbrief
Waarom
Wat nog kan worden aangevoerd, hangt af van het moment.
Na een tegenvallende gunningsbeslissing, of als aanbestedende dienst die wil weten of de beslissing een kort geding doorstaat: het draait om het moment. Een bezwaar tegen de stukken hoort op tafel vóór de inschrijving; wie toen zweeg, kan het na de gunning mogelijk niet meer opwerpen. Daarom scheidt deze toets een klacht over de stukken van een klacht over de beoordeling, en begint hij met wat spoed heeft.
De praktijkvraag uitgebreid
De gunningsbeslissing is binnen, de score valt tegen en de motivering zegt weinig. Of u staat aan de andere kant en wilt weten of uw beslissing een kort geding doorstaat. Deze workflow legt de aanbestedingsstukken naast elkaar, toetst ze aan het aanbestedingsrecht, laat de aanbestedende dienst verweer voeren en levert een memo met een conceptbrief.
Een geschiktheidseis die niet proportioneel is, een gunningscriterium zonder omschreven beoordelingsschaal, een antwoord in de nota van inlichtingen dat de leidraad ongemerkt wijzigt, een score die niet uit de motivering te herleiden is: elk is een mogelijk bezwaar. Maar een bezwaar tegen de stukken hoort op tafel vóór de inschrijving. Wie toen zweeg, loopt het risico dat het punt na de gunning niet meer kan worden opgeworpen. Het onderscheid tussen een klacht over de stukken en een klacht over de beoordeling bepaalt wat er nog speelt.
Daarom begint de toets met de vraag wat spoed heeft. Is er een beslissing ontvangen waarin een termijn staat, dan is het eerste actiepunt die termijn en de gevolgen van overschrijding in een bron te controleren. In de intake kiest u of u voor een inschrijver of gegadigde werkt of voor de aanbestedende dienst, welke procedure is gevolgd en in welke fase het traject zit.
Bronnen
Welke bronnen de workflow raadpleegt
- Wetten.overheid.nl
- Rechtspraak.nl
- EUR-Lex
- Officiële Bekendmakingenoptioneel
Welke stap welke bron raadpleegt
De aanbestedingsjurist werkt met wet en rechtspraak en met EUR-Lex voor de Europese richtlijnen waarop de Aanbestedingswet teruggaat; de Officiële Bekendmakingen doen standaard mee en kunt u in de intake uitzetten. De aanbestedende dienst in de tegenrol leunt op wet en rechtspraak. De documentanalist raadpleegt geen externe bronnen: hij werkt alleen met de aanbestedingsstukken, zodat er geen eis of score van buiten het dossier binnenkomt.
“Optioneel” staat standaard aan en is in de intake uit te zetten. Een workflow verschijnt alleen als de verplichte bronnen in uw abonnement zitten; welke workflows u in beeld krijgt, hangt af van uw praktijk, uw abonnement en de bronnen die de workflow nodig heeft.
Wat eruit komt
Een memo om op te beslissen, een brief om te versturen
- Toetsmemo aanbestedingsprocedure · Memo (.docx)
- Concept-klacht of aanzegging · Conceptbrief
Wat erin staat
Na de samenvatting werkt het memo het procesverloop, het juridisch kader en de bevindingen per onderdeel uit — procedurekeuze, geschiktheidseisen, gunningscriteria, beoordelingssystematiek, motivering en geldigheid van de inschrijving — telkens met het verweer van de tegenrol en de weging van de reviewer, en sluit af met de routekeuze. De conceptbrief is een klacht of aanzegging, of voor de dienst een reactie of aangevulde motivering.
De grens
Wat deze workflow niet doet
Hij vult geen termijnen in: de termijn om op te komen wordt in een bron opgezocht of staat tussen vierkante haken, ter controle door de behandelend advocaat. Hij neemt geen concurrentiegevoelige inhoud van andere inschrijvingen over; wat daarover speelt, beschrijft hij op metaniveau. De uitvoering van de overeenkomst en eventuele staatssteun- of mededingingsvragen vallen erbuiten: het memo noemt ze als voorbehoud. En hij verstuurt niets.
Veelgestelde vragen
Werkt de toets ook voor de aanbestedende dienst?
Ja. In de intake kiest u of u voor een inschrijver of gegadigde werkt, of voor de aanbestedende dienst. Werkt u voor de dienst, dan valt de tegenrol uw eigen beslissing aan met de argumenten van de afgewezen inschrijver, en schrijft de conceptschrijver een reactie op de klacht of een aangevulde motivering.
Welke procedures en fasen kan ik kiezen?
De openbare procedure, de niet-openbare procedure met voorselectie, een procedure met onderhandeling of concurrentiegerichte dialoog, en de meervoudig onderhandse procedure. Als fase kiest u: leidraad gepubliceerd, ingeschreven, gunningsbeslissing ontvangen of overeenkomst al gesloten.
Wat als ik niet weet of er een termijn loopt?
Kies in de intake “onbekend”. De planner maakt er een onderzoeksvraag van, en de aanbestedingsjurist zoekt de termijn en de gevolgen van overschrijding op in een bron, met vindplaats.
Welke stukken heeft de toets nodig?
De aankondiging, de leidraad, de nota van inlichtingen, het programma van eisen, de eigen inschrijving, de gunningsbeslissing met motivering en de correspondentie met de aanbestedende dienst. Wat ontbreekt, markeert de planner; de documentanalist noemt de onderdelen waar het dossier de beoordeling niet kan dragen.
Start LEO de workflow zelf?
Nee. Een workflow start alleen als u de intakekaart zelf bevestigt. LEO kan de kaart vanuit het gesprek voorinvullen, maar kiest de dossierstukken niet zelf en kan een run niet zelf starten.
Kunnen we de opzet aanpassen aan de werkwijze van ons kantoor?
Ja. U kunt het sjabloon kopiëren tot een eigen workflow en die in de workfloweditor aanpassen met stappen, beslispunten en menselijke controles. De kopie krijgt alleen bronnen die in uw abonnement zitten.
De aanbestedingstoets in uw eigen dossier zien?
Laat uw naam en e-mailadres achter; we nemen contact op voor een demo met een geanonimiseerd dossier.
GDPR-compliant
Verwerking volledig binnen de AVG. Uw cliëntdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
Opslag in de EU
Eigen servers in EU-datacenters (Duitsland en Finland) — geen hyperscaler. TLS 1.2+ in transport en een volledig versleuteld datavolume (LUKS2 full-disk) op elke productiehost, waar ook de back-ups staan.
ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. Afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Scope en details in ons Trust Center.
Alle details, subverwerkers en documentatie: trust.prudai.com