Workflows · IT-recht en privacy · advocatuur en bedrijfsjuristen
IT- en SaaS-contracten: elke contractlaag nagelopen, vanuit uw zijde.
- 6 rollen
- 8 fasen
- 1 akkoordmoment
- met tegenrol
- 6 bronnen
- 2 opleveringen
IT-contract- en SaaS-review
Zo is de review opgezet
Hoe de stappen samenwerken
Na uw akkoord op de scope werken twee juristen tegelijk: de één aan de commerciële en technische lagen, de ander aan gegevensbescherming en beveiliging. Daarna reageert de advocaat van de andere partij, en weegt een reviewer.
8 fasen, van intake tot oplevering. Klik op een fase of speel de doorloop af.
- specialist
- tegenrol
- uw akkoord
- naast elkaar = tegelijk
Intake
Wat u aanlevert en beantwoordt
- Contractstukken
- Welke zijde vertegenwoordigt u?
- Contracttype
- Worden er persoonsgegevens verwerkt onder dit contract? · optioneel
- Is de dienst bedrijfskritisch? · optioneel
- Is escrow van broncode of data gewenst? · optioneel
- Eigen aandachtspunten · optioneel
Wat u niet weet, mag u als onbekend laten.
Ordent en weegt
Planner
Brengt de contractstructuur per laag in kaart
Meer over deze stap
Brengt de contractstructuur in kaart — hoofdovereenkomst, algemene voorwaarden en hun rangorde, de bijlagen over serviceniveau, verwerking, beveiliging, exit, escrow en prijs — en zegt per laag of het stuk er is, ontbreekt of alleen bij verwijzing is ingelast. Verdeelt het werk, zet bij een bedrijfskritische dienst continuïteit en exit bovenaan en maakt van elk onbekend antwoord een onderzoeksvraag.
Na: Intake. Daarna: Plan-akkoord (scope en zijde).
Hier tekent u af · Plan-akkoord (scope en zijde)
U bepaalt welke contractlagen worden doorgelicht
- Akkoord
- Bijsturen
- Afbreken
De run wacht tot u hebt besloten. Bijsturen kan alleen met een toelichting.
Wat u hier controleert
Dit is het scope-akkoord: u bepaalt welke contractlagen worden doorgelicht. Controleer of de zijde, het contracttype en de meegegeven stukken kloppen met het dossier, of uw eigen aandachtspunten in het plan terugkomen, en of elk onbekend gebleven antwoord als onderzoeksvraag is opgevoerd in plaats van als nee.
Het akkoordmoment staat direct na het plan. U controleert of zijde, contracttype en meegegeven stukken kloppen met het dossier, of uw eigen aandachtspunten in het plan terugkomen, en of elk onbekend antwoord als onderzoeksvraag is opgevoerd in plaats van als nee.
Het besluit wordt vastgelegd met wie, wanneer en in welke ronde, voordat de run verdergaat. Wacht de stap op u, dan krijgt u een melding in de app en, volgens uw meldingsvoorkeuren, per mail.
Onderzoekt
IE/IT-jurist
Toetst de commerciële en technische contractlagen
grijs = optioneelMeer over deze stap
Behandelt de commerciële en technische lagen: dienstomschrijving en serviceniveau met de meetmethode, de opbouw van de aansprakelijkheidsbeperking en wat erdoorheen breekt, IE-rechten, licentie en het gebruik van klantdata, exit, transitie en escrow, en eenzijdige wijzigingen van dienst en prijs. Legt de rangorde tussen hoofdovereenkomst en bijlagen naast elkaar en geeft per bevinding de clausule, het risico voor uw zijde, of het marktgebruikelijk is en een tekstvoorstel.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl · Ondernemingsrecht — Contractmanagement & M&A soft-law (uit te zetten) · EUR-Lex (uit te zetten)
Na: Plan-akkoord (scope en zijde). Daarna: Wederpartij-advocaat, Reviewer.
Onderzoekt
Privacy-jurist
Toetst de verwerkersovereenkomst aan de feitelijke rolverdeling
grijs = optioneelMeer over deze stap
Stelt de rolverdeling vast op de feitelijke zeggenschap, niet op het etiket in het contract, en toetst de verwerkersovereenkomst, de regeling voor subverwerkers, doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte — ook toegang op afstand voor support en beheer — de beveiligingsafspraken en de afspraken over datalekken, bewaren en teruggave. Staat in de intake dat er geen persoonsgegevens worden verwerkt, dan toetst hij of dat houdbaar is.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Autoriteit Persoonsgegevens (AP) · EUR-Lex (uit te zetten) · NCSC (beveiligingsadviezen) (uit te zetten)
Na: Plan-akkoord (scope en zijde). Daarna: Wederpartij-advocaat, Reviewer.
Tegenrol
Wederpartij-advocaat
Reageert als de advocaat van de andere partij
Meer over deze stap
De tegenrol: de advocaat aan de andere kant van de tafel. Zegt per voorstel wat hij zou weigeren, accepteren of ruilen, voert de tegenargumenten die de andere partij werkelijk zou voeren — een standaarddienst voor alle klanten, de verhouding tussen prijs en risico, de verzekerbaarheid van een hogere limiet — en zoekt de clausules die in zijn voordeel zijn gemist.
Raadpleegt: Rechtspraak.nl · Wetten.overheid.nl
Na: IE/IT-jurist, Privacy-jurist. Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Reviewer
Herweegt wat na de reactie overeind blijft
Meer over deze stap
Stelt per bevinding vast wat na de reactie van de andere partij overeind blijft, ontdubbelt wat beide juristen over dezelfde clausule schreven en herweegt het risico. Markeert alleen als must have wat uw zijde niet kan tekenen zonder wijziging, met de fallback die nog acceptabel is.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl
Na: IE/IT-jurist, Privacy-jurist, Wederpartij-advocaat. Daarna: Redacteur.
Ordent en weegt
Redacteur
Stelt de clausulematrix en het reviewmemo op
Meer over deze stap
Stelt de clausulematrix en het reviewmemo op: het tekenadvies, de zwaarste punten en de ontbrekende stukken voorop, per contractlaag de tekstvoorstellen als clausule die in het contract kan worden geplakt, gemarkeerd als concept, en een onderhandelingsagenda in volgorde van bespreking.
Na: Reviewer. Daarna: Contractreview.
Oplevering
- ClausulematrixTabel / matrix
- Reviewmemo IT-contractMemo (.docx)
Waarom
Het risico zit zelden in de hoofdovereenkomst. Het zit in de bijlagen.
Bij een IT- of SaaS-contract zit het risico zelden in de hoofdovereenkomst, maar in de bijlagen: een rangordebepaling die verwijst naar voorwaarden die niet zijn bijgevoegd, of een verwerkersovereenkomst die een andere rolverdeling beschrijft dan de feiten. Deze workflow is voor wie de afnemer of de leverancier bijstaat. Hij brengt eerst de contractstructuur in kaart, en een laag die bij het contracttype hoort maar ontbreekt, wordt zelf een bevinding.
De praktijkvraag uitgebreid
Hoofdovereenkomst, algemene voorwaarden, afspraken over het serviceniveau, verwerkersovereenkomst, exitplan: een IT-contract bestaat uit lagen, en de bijlage die ontbreekt is vaak de belangrijkste. Deze workflow licht de lagen door vanuit de zijde die u kiest, laat de advocaat van de andere partij erop reageren en levert een clausulematrix en een reviewmemo op.
Of u nu de afnemer bijstaat of de leverancier: bij een SaaS- of IT-contract loopt u steeds dezelfde vragen af. Is de beschikbaarheidsnorm meetbaar, en wie meet? Zijn servicecredits de enige remedie? Waar ligt de aansprakelijkheidslimiet, en wat breekt erdoorheen? Mag de leverancier klantdata gebruiken om zijn product te verbeteren of een model te trainen? En wat gebeurt er met de gegevens bij opzegging, faillissement of overname?
Wat makkelijk wordt gemist: een rangordebepaling die verwijst naar voorwaarden die niet zijn bijgevoegd of die online eenzijdig kunnen worden aangepast, of een verwerkersovereenkomst die een andere rolverdeling beschrijft dan de feiten. Deze workflow brengt daarom eerst de contractstructuur in kaart, en een laag die bij het contracttype hoort maar ontbreekt, wordt zelf een bevinding.
Bronnen
Welke bronnen de workflow raadpleegt
- Wetten.overheid.nl
- Rechtspraak.nl
- Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
- Ondernemingsrecht — Contractmanagement & M&A soft-lawoptioneel
- EUR-Lexoptioneel
- NCSC (beveiligingsadviezen)optioneel
Welke stap welke bron raadpleegt
De jurist voor intellectueel eigendom en IT (IE/IT-jurist) werkt met wet en rechtspraak; de kennisbank over contractmanagement en soft law en EUR-Lex doen standaard mee en kunt u in de intake uitzetten. De privacy-jurist raadpleegt de wet en de Autoriteit Persoonsgegevens; EUR-Lex en de beveiligingsadviezen van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) doen standaard mee en kunt u uitzetten. De tegenrol en de reviewer werken met wet en rechtspraak. Planner en redacteur raadplegen geen externe bronnen: zij werken met de contractstukken en wat de andere stappen aanleveren.
“Optioneel” staat standaard aan en is in de intake uit te zetten. Een workflow verschijnt alleen als de verplichte bronnen in uw abonnement zitten; welke workflows u in beeld krijgt, hangt af van uw praktijk, uw abonnement en de bronnen die de workflow nodig heeft.
Wat eruit komt
Een matrix om te onderhandelen, een memo om te beslissen
- Clausulematrix · Tabel / matrix
- Reviewmemo IT-contract · Memo (.docx)
Wat erin staat
De clausulematrix zet elke bevinding op een rij — contractlaag, clausule, risico voor uw zijde, marktgebruikelijk of niet, voorstel en prioriteit — gesorteerd op prioriteit. Het memo opent met het tekenadvies: tekenen, tekenen na wijziging van de must haves, of niet tekenen. Daarna volgt per contractlaag de onderbouwing, met de tegenwerpingen van de andere partij en het antwoord daarop.
De grens
Wat deze workflow niet doet
Hij onderhandelt niet en verstuurt niets: de tekstvoorstellen zijn concepten voor de behandelend jurist. Hij beoordeelt alleen de stukken die u meegeeft; voorwaarden waarnaar het contract verwijst maar die niet in het dossier zitten, noemt hij als ontbrekend stuk in plaats van ze in te vullen. En of een punt commercieel de moeite waard is, blijft een afweging van de cliënt: het memo wijst aan waar die afweging ligt.
Veelgestelde vragen
Werkt de review ook voor de leverancier?
Ja. In de intake kiest u of u de klant (de afnemer van de dienst) of de leverancier bijstaat. Alle stappen toetsen vanuit die zijde: dezelfde clausule is voor de afnemer een risico en voor de leverancier een bescherming. De tegenrol zit steeds aan de andere kant van de tafel.
Welke soorten IT-contracten kan ik laten beoordelen?
De intake kent vijf contracttypen: SaaS of clouddienst, softwarelicentie (on premise), ontwikkeling of maatwerk, hosting of infrastructuur, en outsourcing of beheer. Een contractlaag die bij het gekozen type wordt verwacht maar ontbreekt, wordt als ontbrekend stuk gemeld.
Wat als er geen verwerkersovereenkomst bij zit?
Dan is dat een bevinding. Geeft u in de intake aan dat er onder het contract geen persoonsgegevens worden verwerkt, dan stelt de privacy-jurist eerst vast of dat klopt — hij kijkt onder meer naar accountgegevens, logging en toegang voor support — voordat die laag lager wordt gewogen.
Wordt escrow meegenomen?
Ja. Of escrow van broncode of data gewenst is, is een vraag in de intake. De IE/IT-jurist beoordeelt de escrowregeling als onderdeel van continuïteit en exit, en kijkt daarbij ook of er actueel wordt gedeponeerd en gedocumenteerd.
Start LEO de workflow zelf?
Nee. Een workflow start alleen als u de intakekaart zelf bevestigt. LEO kan de kaart vanuit het gesprek voorinvullen, maar kiest de dossierstukken niet zelf en kan een run niet zelf starten.
Kunnen we de opzet aanpassen aan de werkwijze van ons kantoor?
Ja. U kunt het sjabloon kopiëren tot een eigen workflow en die in de workfloweditor aanpassen met stappen, beslispunten en menselijke controles. De kopie krijgt alleen bronnen die in uw abonnement zitten.
De IT-contractreview in uw eigen dossier zien?
Laat uw naam en e-mailadres achter; we nemen contact op voor een demo met een geanonimiseerd contract.
GDPR-compliant
Verwerking volledig binnen de AVG. Uw cliëntdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
Opslag in de EU
Eigen servers in EU-datacenters (Duitsland en Finland) — geen hyperscaler. TLS 1.2+ in transport en een volledig versleuteld datavolume (LUKS2 full-disk) op elke productiehost, waar ook de back-ups staan.
ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. Afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Scope en details in ons Trust Center.
Alle details, subverwerkers en documentatie: trust.prudai.com
Andere workflows
- Freedom-to-operate met claim charts →
- Een DPIA uitvoeren en toetsen →
- Een datalek beoordelen op de meldplicht →
- Een AI-systeem classificeren onder de AI-verordening →
- Nieuwheids- en octrooieerbaarheidsonderzoek →
- Een reactie op een EPO-mededeling voorbereiden →
- De hele bibliotheek →
LEO per rechtsgebied