Workflows · Loonheffingen · loonadviseurs, fiscalisten en arbeidsrechtjuristen
Werkkostenregeling-scan: fiscaal en arbeidsrechtelijk per post.
- 5 rollen
- 7 fasen
- 1 akkoordmoment
- 5 bronnen
- 2 opleveringen
Werkkostenregeling-scan
Zo is de scan opgezet
Hoe de stappen samenwerken
Na uw akkoord op de posten werken een loonheffingen-specialist en een arbeidsrecht-jurist tegelijk. Een reviewer legt hun beoordelingen naast elkaar; een redacteur stelt matrix en memo op.
7 fasen, van intake tot oplevering. Klik op een fase of speel de doorloop af.
- specialist
- uw akkoord
- naast elkaar = tegelijk
Intake
Wat u aanlevert en beantwoordt
- Dossierstukken
- Onderzocht kalenderjaar
- Welke vergoedingen en verstrekkingen nemen we mee?
- Is per post vastgelegd dat hij is aangewezen als eindheffingsbestanddeel? · optioneel
- Is de vrije ruimte in het onderzochte jaar overschreden? · optioneel
Wat u niet weet, mag u als onbekend laten.
Ordent en weegt
Planner
Zet de concrete posten op een rij
Meer over deze stap
Vat werkgever, kalenderjaar en de aangevinkte kostensoorten samen, zet per kostensoort de concrete posten op een rij — wat, aan wie, op welke grondslag en hoe nu verwerkt — en markeert per post de vraag die eerst beantwoord moet worden. Benoemt welke posten arbeidsrechtelijk gevoelig liggen; elk onbekend antwoord wordt een onderzoeksvraag.
Na: Intake. Daarna: Plan-akkoord (scope).
Hier tekent u af · Plan-akkoord (scope)
U bepaalt welke vergoedingen worden doorgelicht
- Akkoord
- Bijsturen
- Afbreken
De run wacht tot u hebt besloten. Bijsturen kan alleen met een toelichting.
Wat u hier controleert
Dit is het scope-akkoord: u bepaalt hier welke vergoedingen en verstrekkingen worden doorgelicht. Controleer of het gekozen kalenderjaar en de aangevinkte kostensoorten overeenkomen met wat de werkgever feitelijk verstrekt, en of de loonadministratie, de declaratieregelingen, het personeelshandboek en de cao bij de juiste deelvraag zijn ingedeeld. Bevestig of corrigeer de posten die de planner als twijfelgeval aanmerkt.
Het akkoordmoment staat direct na het plan. U controleert of het kalenderjaar en de aangevinkte kostensoorten overeenkomen met wat de werkgever feitelijk verstrekt, of loonadministratie, declaratieregelingen, personeelshandboek en cao bij de juiste deelvraag zijn ingedeeld, en u bevestigt of corrigeert de posten die de planner als twijfelgeval aanmerkt.
Het besluit wordt vastgelegd met wie, wanneer en in welke ronde, voordat de run verdergaat. Wacht de stap op u, dan krijgt u een melding in de app en, volgens uw meldingsvoorkeuren, per mail.
Onderzoekt
Loonheffingen-specialist
Plaatst elke post binnen of buiten de werkkostenregeling
grijs = optioneelMeer over deze stap
Bepaalt per post of het loon is en of de post binnen of buiten de werkkostenregeling valt, loopt de gerichte vrijstellingen en de voorzieningen op de werkplek na, toetst de aanwijzing en de gebruikelijkheid, en werkt de vrije ruimte en de eindheffing uit. Elk bedrag en elk percentage met vindplaats en jaar.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl · Belastingdienst (deels uit te zetten) · Fiscaal — Belastingplan 2026 Kamerstukken (uit te zetten)
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Arbeidsrecht-jurist
Bepaalt per post de arbeidsrechtelijke grondslag
grijs = optioneelMeer over deze stap
Bepaalt per post de grondslag — arbeidsovereenkomst, cao, personeelshandboek, eenzijdige regeling of vaste praktijk — en wat de werkgever daarom eenzijdig, met instemming of alleen via de cao kan wijzigen, en signaleert waar instemming van de OR aan de orde kan zijn en waar groepen verschillend worden behandeld.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl · Officiële Bekendmakingen (uit te zetten)
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Reviewer
Legt beide beoordelingen per post naast elkaar
Meer over deze stap
Legt beide beoordelingen per post naast elkaar en benoemt waar ze botsen, toetst zelf kritisch of elke bevinding een controle door de Belastingdienst zou doorstaan, voegt ongemotiveerde posten en onvastgelegde aanwijzingen toe, en scheidt correctierisico over het verleden van herinrichting voor de toekomst.
Na: Loonheffingen-specialist, Arbeidsrecht-jurist. Daarna: Redacteur.
Ordent en weegt
Redacteur
Stelt de vergoedingenmatrix en het memo op
Meer over deze stap
Stelt de vergoedingenmatrix op en het memo, met een implementatieparagraaf: de stappen, de instemming die nodig is en de vastlegging in de administratie.
Na: Reviewer. Daarna: Werkkostenregeling-scan.
Oplevering
- VergoedingenmatrixTabel / matrix
- Memo werkkostenregelingMemo (.docx)
Waarom
Fiscaal kan het anders. Arbeidsrechtelijk vaak niet zomaar.
Reiskosten, thuiswerken, laptop en telefoon, het personeelsfeest: elke vergoeding heeft haar eigen behandeling onder de werkkostenregeling. Maar een vergoeding die fiscaal beter anders kan, is soms een cao-aanspraak of een arbeidsvoorwaarde die jarenlang zonder voorbehoud is gegeven. Wie alleen fiscaal herinricht, kan vastlopen op de werknemers of de ondernemingsraad. Deze workflow legt de fiscale en de arbeidsrechtelijke beoordeling per post naast elkaar.
De praktijkvraag uitgebreid
Reiskosten, thuiswerken, laptop en telefoon, het personeelsfeest, fitness: de vergoedingen stapelen zich op, en elke post heeft zijn eigen behandeling. Deze workflow loopt elke post langs de werkkostenregeling, kijkt tegelijk wat de werkgever arbeidsrechtelijk mag veranderen, en levert een vergoedingenmatrix en een memo.
Valt de post onder een gerichte vrijstelling, is het een voorziening op de werkplek, of gaat zij ten koste van de vrije ruimte? Dat werk kent u. Het knelt op twee plekken. Een post is pas eindheffingsloon als de werkgever haar heeft aangewezen en dat uit de administratie blijkt — en dat werkt alleen voor zover de post niet in belangrijke mate groter is dan wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. En een vergoeding die fiscaal beter anders kan, is soms een cao-aanspraak of een arbeidsvoorwaarde die jarenlang zonder voorbehoud is gegeven.
Wie alleen fiscaal herinricht, kan daarna vastlopen op de werknemers of de ondernemingsraad (OR). Deze workflow legt beide beoordelingen per post naast elkaar.
Bronnen
Welke bronnen de workflow raadpleegt
- Wetten.overheid.nl
- Rechtspraak.nl
- Belastingdienstdeels uit te zetten
- Fiscaal — Belastingplan 2026 Kamerstukkenoptioneel
- Officiële Bekendmakingenoptioneel
Welke stap welke bron raadpleegt
De loonheffingen-specialist werkt met wet en rechtspraak en met de beleidsbesluiten van de Belastingdienst en het ministerie van Financiën; het zoeken in de publicaties van de Belastingdienst en de Kamerstukken bij het Belastingplan doen standaard mee en kunt u in de intake uitzetten. De arbeidsrecht-jurist werkt met wet en rechtspraak; de Officiële Bekendmakingen doen standaard mee en zijn uit te zetten. Planner, reviewer en redacteur raadplegen zelf geen bronnen.
Voor de arbeidsrechtelijke kant gaat de jurist uit van de cao-tekst in het dossier of in een bron; lever de cao dus mee als die op de vergoedingen ingaat. “Optioneel” staat standaard aan en is in de intake uit te zetten. Een workflow verschijnt alleen als de verplichte bronnen in uw abonnement zitten; welke workflows u in beeld krijgt, hangt af van uw praktijk, uw abonnement en de bronnen die de workflow nodig heeft.
Wat eruit komt
Een matrix per post, een memo met het stappenplan
- Vergoedingenmatrix · Tabel / matrix
- Memo werkkostenregeling · Memo (.docx)
Wat erin staat
De vergoedingenmatrix zet elke post op een regel: doelgroep, grondslag, huidige en juiste behandeling, effect op de vrije ruimte, arbeidsrechtelijke wijzigingsruimte, risicoklasse en aanbevolen actie. Het memo begint met het beeld van het onderzochte jaar en de posten met het grootste risico, en eindigt met de stappen, de benodigde instemming en de vastlegging.
De grens
Wat deze workflow niet doet
Hij past de loonadministratie niet aan, corrigeert geen aangifte en voert geen gesprek met werknemers of OR. Bedragen en percentages van de regeling staan er alleen in met een vindplaats en een jaar; wat niet te verifiëren is, staat als open vraag. En hij ziet alleen de posten die uit de stukken blijken: een vergoeding die nergens is vastgelegd, ontdekt hij niet.
Veelgestelde vragen
Welke vergoedingen neemt de scan mee?
Wat u in de intake aanvinkt: reiskosten en woon-werkverkeer, thuiswerken en de werkplek thuis, telefoon, laptop en andere apparatuur, personeelsfeest, uitjes en attenties, fitness en vitaliteit, en overige vergoedingen en verstrekkingen. Per kostensoort zet de planner de concrete posten uit de stukken op een rij.
Wat als niet duidelijk is of een post is aangewezen?
Kies in de intake “onbekend”. Dat wordt een onderzoeksvraag, met het stuk dat het kan ophelderen. De specialist gaat er niet van uit dat een post is aangewezen als dat niet uit de administratie blijkt, en de reviewer voert een veronderstelde aanwijzing zonder vastlegging op als bevinding.
Kijkt de scan ook of we een regeling mogen wijzigen?
Ja, dat is het tweede spoor. De arbeidsrecht-jurist beoordeelt per post of de werkgever haar eenzijdig kan wijzigen, alleen met instemming, of niet zonder de cao aan te passen, en of instemming van de OR aan de orde kan zijn.
Start LEO de workflow zelf?
Nee. Een workflow start alleen als u de intakekaart zelf bevestigt. LEO kan de kaart vanuit het gesprek voorinvullen, maar kiest de dossierstukken niet zelf en kan een run niet zelf starten.
Kunnen we de opzet aanpassen aan de werkwijze van ons kantoor?
Ja. U kunt het sjabloon kopiëren tot een eigen workflow en die in de workfloweditor aanpassen met stappen, beslispunten en menselijke controles. De kopie krijgt alleen bronnen die in uw abonnement zitten.
De werkkostenregeling-scan in uw eigen dossier zien?
Laat uw naam en e-mailadres achter; we nemen contact op voor een demo met een geanonimiseerd dossier.
GDPR-compliant
Verwerking volledig binnen de AVG. Uw klantdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
Opslag in de EU
Eigen servers in EU-datacenters (Duitsland en Finland) — geen hyperscaler. TLS 1.2+ in transport en een volledig versleuteld datavolume (LUKS2 full-disk) op elke productiehost, waar ook de back-ups staan.
ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. Afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Scope en details in ons Trust Center.
Alle details, subverwerkers en documentatie: trust.prudai.com
Andere workflows
- Het gebruikelijk loon van de dga onderbouwen →
- Btw-aftrek en pro rata analyseren →
- Btw bij grensoverschrijdende prestaties toetsen →
- Een vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst beoordelen →
- Renteaftrekbeperkingen toetsen →
- Transfer pricing-documentatie toetsen →
- Verdragstoepassing en bronbelasting toetsen →
- Verliesverrekening in de vennootschapsbelasting analyseren →
- De hele bibliotheek →
LEO Fiscaal in de praktijk