Workflows · Omzetbelasting · fiscalisten en belastingadviseurs
Btw-aftrek bij gemengd gebruik: welke verhouding houdt stand?
- 6 rollen
- 8 fasen
- 1 akkoordmoment
- met tegenrol
- 4 bronnen
- 2 opleveringen
Btw-aftrek en pro rata
Zo is de analyse opgezet
Hoe de stappen samenwerken
Na uw akkoord op de scope werken een btw-specialist en een rekenaar tegelijk. De inspecteur leest beide tegen; een reviewer weegt en een redacteur stelt matrix en memo op.
8 fasen, van intake tot oplevering. Klik op een fase of speel de doorloop af.
- specialist
- tegenrol
- uw akkoord
- naast elkaar = tegelijk
Intake
Wat u aanlevert en beantwoordt
- Dossierstukken
- Welke soorten activiteiten verricht de onderneming?
- Onderzocht tijdvak
- Is het werkelijk gebruik met objectieve gegevens onderbouwd? · optioneel
- Zijn er investeringsgoederen in een herzieningsperiode? · optioneel
- Zijn er over deze tijdvakken suppleties ingediend? · optioneel
Wat u niet weet, mag u als onbekend laten.
Ordent en weegt
Planner
Formuleert per bouwsteen een toetsbare deelvraag
Meer over deze stap
Vat de onderneming, de soorten activiteiten, het tijdvak en de aanleiding samen, formuleert per bouwsteen een toetsbare deelvraag — toerekening, pro rata, werkelijk gebruik, herziening, administratie — en zet de knock-outs vooraan. Elk onbekend antwoord uit de intake wordt een onderzoeksvraag, met het stuk dat het kan ophelderen.
Na: Intake. Daarna: Plan-akkoord (scope).
Hier tekent u af · Plan-akkoord (scope)
U bepaalt welke activiteiten en tijdvakken meegaan
- Akkoord
- Bijsturen
- Afbreken
De run wacht tot u hebt besloten. Bijsturen kan alleen met een toelichting.
Wat u hier controleert
Dit is het scope-akkoord van de btw-aftrekanalyse: u bepaalt hier welke activiteiten en welke tijdvakken worden onderzocht. Controleer of de opgegeven soorten activiteiten (belast, vrijgesteld of buiten de heffing), het onderzochte tijdvak en de aangeleverde administratie kloppen met uw vraag, en of de investeringsgoederen die u wilt laten meenemen zijn benoemd. Let op de factoren die de planner als onbekend markeert: bevestig of corrigeer die hier.
Het akkoordmoment staat direct na het plan. U controleert of de soorten activiteiten, het tijdvak en de aangeleverde administratie kloppen met uw vraag, of de investeringsgoederen die mee moeten zijn benoemd, en u bevestigt of corrigeert wat de planner als onbekend heeft gemarkeerd.
Het besluit wordt vastgelegd met wie, wanneer en in welke ronde, voordat de run verdergaat. Wacht de stap op u, dan krijgt u een melding in de app en, volgens uw meldingsvoorkeuren, per mail.
Onderzoekt
Btw-specialist
Kwalificeert de prestaties en werkt de toerekening uit
grijs = optioneelMeer over deze stap
Kwalificeert de prestaties als belast, vrijgesteld of buiten de heffing, werkt de toerekening van de inkopen uit, beoordeelt of omzetverhouding of werkelijk gebruik de juiste maatstaf is en waarmee dat te onderbouwen is, en loopt de herziening op investeringsgoederen en de factuurvereisten na. Elke termijn en elk breukdeel met vindplaats.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl · EUR-Lex (uit te zetten) · Belastingdienst
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Inspecteur, Reviewer.
Onderzoekt
Fiscaal rekenaar
Rekent de aftrekbare voorbelasting per tijdvak door
Meer over deze stap
Rekent per tijdvak de aftrekbare voorbelasting door naar omzetverhouding en naar werkelijk gebruik, bouwt een herzieningsschema per investeringsgoed en sluit aan op de aangiften. Raadpleegt zelf geen bronnen: ontbreekt een cijfer of een termijn met vindplaats, dan blijft het een open parameter.
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Inspecteur, Reviewer.
Tegenrol
Inspecteur
Valt de aftrek aan als de inspecteur
grijs = optioneelMeer over deze stap
De tegenrol: de inspecteur. Valt de kwalificatie van de prestaties, de toerekening, de gekozen maatstaf, de herziening en de facturen aan, en sluit af met de kwetsbaarheden op volgorde van ernst, elk met de correctie die hij zou opleggen.
Raadpleegt: Rechtspraak.nl · Wetten.overheid.nl · Belastingdienst (uit te zetten)
Na: Btw-specialist, Fiscaal rekenaar. Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Reviewer
Komt tot één oordeel over de aftrek
Meer over deze stap
Stelt per bouwsteen vast wat na de tegenlezing overeind blijft, toetst of beide rekenvarianten op dezelfde cijfers rusten, degradeert bevindingen zonder vindplaats tot open vraag en komt tot één oordeel over de aftrek en de methode die hij aanbeveelt.
Na: Btw-specialist, Fiscaal rekenaar, Inspecteur. Daarna: Redacteur.
Ordent en weegt
Redacteur
Stelt de matrix en het memo op
Meer over deze stap
Stelt de aftrek- en herzieningsmatrix op en het memo, met het advies over de inrichting van de administratie en de vraag of een suppletie aangewezen is.
Na: Reviewer. Daarna: Aftrekmatrix en memo.
Oplevering
- Aftrek- en herzieningsmatrixTabel / matrix
- Memo btw-aftrek en pro rataMemo (.docx)
Waarom
De regel is eenvoudig. De onderbouwing is het werk.
Een onderneming met belaste en vrijgestelde prestaties trekt voorbelasting af volgens een verhouding die soms al jaren niemand meer heeft bekeken. De regel is eenvoudig, de onderbouwing is het werk: een verdeling die op een schatting rust, of een pand in de herzieningsperiode dat niet in de investeringsstaat staat. Deze workflow houdt vrijgestelde prestaties en handelingen buiten de heffing uit elkaar en legt per bevinding vast welk stuk het bewijs levert.
De praktijkvraag uitgebreid
Een onderneming met belaste en vrijgestelde prestaties, of met activiteiten buiten de heffing, trekt voorbelasting af volgens een verhouding die soms al jaren niemand meer heeft bekeken. Deze workflow toetst toerekening, berekeningsmethode en herziening, rekent beide varianten door, laat de inspecteur tegenlezen en levert een matrix en een memo.
Rechtstreeks toerekenbare inkopen eerst, voor de algemene kosten een pro rata, en waar de omzetverhouding het gebruik niet weergeeft het werkelijke gebruik: het stelsel kent u. In de praktijk wringt het elders. Een verhouding die jaar na jaar is doorgetrokken zonder dat iemand heeft gekeken of het gebruik nog klopt. Een verdeling naar vierkante meters of uren die bij een boekenonderzoek op een schatting blijkt te rusten. Een pand of verbouwing in de herzieningsperiode dat niet in de investeringsstaat staat. Een subsidie of een activiteit om niet die nooit op haar gevolgen voor de aftrek is beoordeeld.
En het verschil tussen een vrijgestelde prestatie en een handeling buiten de heffing beperkt de aftrek allebei, maar niet op dezelfde manier. Deze workflow houdt die twee uit elkaar en legt per bevinding vast welk stuk het bewijs levert.
Bronnen
Welke bronnen de workflow raadpleegt
- Wetten.overheid.nl
- Rechtspraak.nl
- Belastingdienstdeels uit te zetten
- EUR-Lexoptioneel
Welke stap welke bron raadpleegt
De btw-specialist werkt met wet en rechtspraak en met de beleidsbesluiten van de Belastingdienst en het ministerie van Financiën; EUR-Lex, voor de Btw-richtlijn en de rechtspraak van het Hof van Justitie, doet standaard mee en kunt u in de intake uitzetten. De inspecteur leunt op wet en rechtspraak; het zoeken in de publicaties van de Belastingdienst doet bij hem standaard mee en is uit te zetten. De planner, de rekenaar, de reviewer en de redacteur raadplegen zelf geen bronnen: zij werken met de dossierstukken en met wat de specialisten met vindplaats aanleveren.
“Optioneel” staat standaard aan en is in de intake uit te zetten. Een workflow verschijnt alleen als de verplichte bronnen in uw abonnement zitten; welke workflows u in beeld krijgt, hangt af van uw praktijk, uw abonnement en de bronnen die de workflow nodig heeft.
Wat eruit komt
Een matrix per tijdvak, een memo om op te beslissen
- Aftrek- en herzieningsmatrix · Tabel / matrix
- Memo btw-aftrek en pro rata · Memo (.docx)
Wat erin staat
De matrix zet alle bevindingen op ernst en tijdvak, met gevolg, bedrag of formule, kans en vervolgactie, en neemt het herzieningsschema over met de kolommen aanname en te verifiëren. Het memo begint met het eindoordeel, de aanbevolen berekeningsmethode en wat er op het spel staat, en werkt daarna per bouwsteen het kader, de analyse, de tegenwerpingen van de inspecteur en de doorrekening uit.
De grens
Wat deze workflow niet doet
Hij dient geen suppletie in en neemt geen contact op met de Belastingdienst. Hij rekent alleen met de cijfers uit het dossier: een ontbrekende omzet of maatstaf wordt niet geschat maar als ontbrekend gegeven benoemd, en een termijn of breukdeel zonder vindplaats blijft open. De keuze voor een methode blijft de uwe — de reviewer motiveert een voorkeur.
Veelgestelde vragen
Zet de workflow omzetverhouding en werkelijk gebruik naast elkaar?
Ja. De rekenaar rekent per tijdvak beide varianten door, met de directe toerekening, de algemene kosten en het verschil. De reviewer toetst daarna of beide varianten op dezelfde onderliggende cijfers rusten, zodat het verschil uit de maatstaf komt en niet uit een rekenfout.
Wat als het werkelijke gebruik niet met gegevens is onderbouwd?
Kies in de intake “onbekend”. Dat wordt een onderzoeksvraag in het plan, met de suggestie welk stuk de maatstaf kan dragen — een meetstaat van vierkante meters, uren of verbruik. De inspecteur toetst vervolgens of de maatstaf op objectieve gegevens rust of op een schatting.
Neemt de analyse de herziening op een pand of verbouwing mee?
Ja. De intake vraagt of er investeringsgoederen in een herzieningsperiode zijn. De btw-specialist stelt de herzieningsregels met vindplaats vast, de rekenaar bouwt per investeringsgoed een schema, en de inspecteur zoekt naar een goed dat ontbreekt of een gebruikswijziging die buiten beeld bleef.
Telt een eerdere suppletie mee?
Ja. De intake vraagt of er over de onderzochte tijdvakken suppleties zijn ingediend; dat bepaalt mede welk saldo resteert. De rekenaar splitst het saldo naar tijdvakken die nog openstaan en tijdvakken waarbij dat de vraag is, zonder zelf een termijn in te vullen.
Start LEO de workflow zelf?
Nee. Een workflow start alleen als u de intakekaart zelf bevestigt. LEO kan de kaart vanuit het gesprek voorinvullen, maar kiest de dossierstukken niet zelf en kan een run niet zelf starten.
Kunnen we de opzet aanpassen aan de werkwijze van ons kantoor?
Ja. U kunt het sjabloon kopiëren tot een eigen workflow en die in de workfloweditor aanpassen met stappen, beslispunten en menselijke controles. De kopie krijgt alleen bronnen die in uw abonnement zitten.
De btw-aftrekanalyse in uw eigen dossier zien?
Laat uw naam en e-mailadres achter; we nemen contact op voor een demo met een geanonimiseerd dossier.
GDPR-compliant
Verwerking volledig binnen de AVG. Uw klantdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
Opslag in de EU
Eigen servers in EU-datacenters (Duitsland en Finland) — geen hyperscaler. TLS 1.2+ in transport en een volledig versleuteld datavolume (LUKS2 full-disk) op elke productiehost, waar ook de back-ups staan.
ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. Afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Scope en details in ons Trust Center.
Alle details, subverwerkers en documentatie: trust.prudai.com
Andere workflows
- Het gebruikelijk loon van de dga onderbouwen →
- Btw bij grensoverschrijdende prestaties toetsen →
- Vergoedingen toetsen aan de werkkostenregeling →
- Een vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst beoordelen →
- Renteaftrekbeperkingen toetsen →
- Transfer pricing-documentatie toetsen →
- Verdragstoepassing en bronbelasting toetsen →
- Verliesverrekening in de vennootschapsbelasting analyseren →
- De hele bibliotheek →
LEO Fiscaal in de praktijk