Workflows · Omzetbelasting · fiscalisten en belastingadviseurs
Btw over de grens: elke stroom op zijn eigen bewijs getoetst.
- 5 rollen
- 8 fasen
- 1 akkoordmoment
- met tegenrol
- 4 bronnen
- 2 opleveringen
Btw grensoverschrijdende prestaties
Zo is de toets opgezet
Hoe de stappen samenwerken
Na uw akkoord op de stromen werkt een btw-specialist ze één voor één uit. De inspecteur leest die analyse tegen; een reviewer weegt per stroom en een redacteur stelt memo en matrix op.
8 fasen, van intake tot oplevering. Klik op een fase of speel de doorloop af.
- specialist
- tegenrol
- uw akkoord
- naast elkaar = tegelijk
Intake
Wat u aanlevert en beantwoordt
- Dossierstukken
- Welke prestaties onderzoeken we?
- Onderzochte tijdvakken
- Zijn de btw-identificatienummers van de afnemers geverifieerd en vastgelegd? · optioneel
- Is er per zending bewijs dat de goederen Nederland hebben verlaten? · optioneel
- Zijn er ketentransacties waarbij de goederen rechtstreeks naar de laatste afnemer gaan? · optioneel
Wat u niet weet, mag u als onbekend laten.
Ordent en weegt
Planner
Nummert de stromen met de vraag per stroom
Meer over deze stap
Vat de onderneming, haar registraties, de aangevinkte prestatietypen en de tijdvakken samen, nummert de stromen — wie levert aan wie, van welk land naar welk land, wie het vervoer regelt — en benoemt per stroom de vraag waarop zij draait. Elk onbekend antwoord uit de intake wordt een onderzoeksvraag.
Na: Intake. Daarna: Plan-akkoord (scope).
Hier tekent u af · Plan-akkoord (scope)
U bevestigt de stromen voordat er getoetst wordt
- Akkoord
- Bijsturen
- Afbreken
De run wacht tot u hebt besloten. Bijsturen kan alleen met een toelichting.
Wat u hier controleert
Dit is het scope-akkoord: u bepaalt hier welke prestaties en welke tijdvakken worden onderzocht. Controleer of de geselecteerde prestatietypen overeenkomen met wat de onderneming feitelijk doet, of de hoedanigheid van de afnemers juist is aangenomen, en of de facturen, vervoersdocumenten, contracten en listings bij de juiste deelvraag zijn ingedeeld. Bevestig of corrigeer de stromen die de planner als beslissend aanmerkt.
Het akkoordmoment staat direct na het plan. U controleert of de prestatietypen overeenkomen met wat de onderneming feitelijk doet, of de hoedanigheid van de afnemers juist is aangenomen en of facturen, vervoersdocumenten, contracten en opgaven bij de juiste deelvraag zijn ingedeeld, en u bevestigt of corrigeert de stromen die de planner beslissend vindt.
Het besluit wordt vastgelegd met wie, wanneer en in welke ronde, voordat de run verdergaat. Wacht de stap op u, dan krijgt u een melding in de app en, volgens uw meldingsvoorkeuren, per mail.
Onderzoekt
Btw-specialist
Bepaalt per stroom de plaats van de prestatie
grijs = optioneelMeer over deze stap
Bepaalt per stroom de plaats van de prestatie, toetst bij een intracommunautaire levering afnemer, btw-identificatienummer, opgaaf en vervoersbewijs, werkt ketens, verlegging, in- en uitvoer en het regime voor afstandsverkopen uit, en controleert de factuur- en administratieverplichtingen. Drempels alleen uit een geraadpleegde bron.
Raadpleegt: Wetten.overheid.nl · Rechtspraak.nl · Belastingdienst (deels uit te zetten) · EUR-Lex (uit te zetten)
Na: Plan-akkoord (scope). Daarna: Inspecteur, Reviewer.
Tegenrol
Inspecteur
Valt per stroom het bewijs aan als inspecteur
Meer over deze stap
De tegenrol: de inspecteur. Valt per stroom het bewijs van vervoer, de hoedanigheid van de afnemer, de plaats van dienst, de toerekening in de keten en de verlegging aan, en sluit af met de kwetsbaarheden op volgorde van ernst.
Raadpleegt: Rechtspraak.nl · Wetten.overheid.nl
Na: Btw-specialist. Daarna: Reviewer.
Onderzoekt
Reviewer
Scheidt kwalificatierisico van bewijsrisico
Meer over deze stap
Stelt per stroom vast wat na de tegenlezing overeind blijft, geeft een kansindicatie, scheidt kwalificatierisico van bewijsrisico en weegt het herstelspoor: suppletie, correctiefactuur, procesaanpassing — of een signaal dat lokaal advies in een ander land nodig is.
Na: Btw-specialist, Inspecteur. Daarna: Redacteur.
Ordent en weegt
Redacteur
Stelt het memo en de prestatiematrix op
Meer over deze stap
Stelt het memo op, met de stromen met het grootste risico en de herstelacties voorop, en de prestatiematrix met per stroom de toegepaste en de beoordeelde behandeling.
Na: Reviewer. Daarna: Btw-memo grensoverschrijdend.
Oplevering
- Memo grensoverschrijdende btwMemo (.docx)
- PrestatiematrixTabel / matrix
Waarom
De kwalificatie klopt vaak. Het bewijs ontbreekt vaker.
Goederen naar een andere lidstaat, diensten aan buitenlandse afnemers, ketens en verkopen via een platform: de kwalificatie klopt vaak, het bewijs ontbreekt vaker. Bij een controle gaat het vooral om wat in de administratie ligt. Een stroom kan juridisch goed zijn ingedeeld en toch sneuvelen omdat het dossier haar niet draagt. Deze workflow houdt die twee risico's uit elkaar: een kwalificatierisico vraagt een standpunt, een bewijsrisico vraagt stukken.
De praktijkvraag uitgebreid
Goederen naar een andere lidstaat, diensten aan buitenlandse afnemers, een keten waarin de goederen maar één keer worden vervoerd, verkopen via een platform. Deze workflow brengt de stromen in kaart, toetst per stroom de kwalificatie en het bewijs, laat de inspecteur tegenlezen en levert een memo en een prestatiematrix.
Waar is de dienst belast, aan wie wordt het vervoer in een keten toegerekend, wanneer verlegt de heffing naar de afnemer: dat zijn de vragen waarmee u begint. Bij een controle gaat het daarna vooral over wat in de administratie ligt. Is het btw-identificatienummer van de afnemer op het juiste moment gecontroleerd? Is er per zending bewijs dat de goederen Nederland hebben verlaten, of alleen een afhaalverklaring? Sluit de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) aan op de facturen?
Een stroom kan juridisch goed zijn ingedeeld en toch sneuvelen omdat het dossier haar niet draagt. Deze workflow houdt die twee risico's uit elkaar: een kwalificatierisico vraagt een standpunt, een bewijsrisico vraagt stukken.
Bronnen
Welke bronnen de workflow raadpleegt
- Wetten.overheid.nl
- Rechtspraak.nl
- Belastingdienstdeels uit te zetten
- EUR-Lexoptioneel
Welke stap welke bron raadpleegt
De btw-specialist werkt met wet en rechtspraak en met de beleidsbesluiten van de Belastingdienst en het ministerie van Financiën; het zoeken in de publicaties van de Belastingdienst en EUR-Lex, voor de Europese btw-regelgeving, doen standaard mee en kunt u in de intake uitzetten. De inspecteur leunt op wet en rechtspraak. De planner, de reviewer en de redacteur raadplegen zelf geen bronnen.
“Optioneel” staat standaard aan en is in de intake uit te zetten. Een workflow verschijnt alleen als de verplichte bronnen in uw abonnement zitten; welke workflows u in beeld krijgt, hangt af van uw praktijk, uw abonnement en de bronnen die de workflow nodig heeft.
Wat eruit komt
Een matrix per stroom, een memo met de herstelacties
- Memo grensoverschrijdende btw · Memo (.docx)
- Prestatiematrix · Tabel / matrix
Wat erin staat
De prestatiematrix zet elke stroom op een regel: prestatie, afnemer, land van vertrek en aankomst, toegepaste en beoordeelde behandeling, de beslissende vraag, het aanwezige bewijs, de kans en de aanbevolen actie. Het memo begint met het beeld per prestatietype en de herstelacties, en werkt daarna per stroom de analyse, de tegenargumenten van de inspecteur en de administratieve maatregelen uit.
De grens
Wat deze workflow niet doet
Waar een stroom wijst op registratie of aangifte in een ander land, werkt hij die verplichting niet zelf uit: het memo signaleert haar en beveelt lokaal advies aan. Hij corrigeert geen facturen of opgaven en dient niets in. En hij ziet alleen de stromen en stukken die in het dossier en de intake staan: een stroom die niemand noemt, blijft buiten beeld.
Veelgestelde vragen
Welke prestaties kan ik laten toetsen?
In de intake vinkt u aan wat speelt: goederen naar of uit een andere EU-lidstaat, goederen van of naar een derde land, diensten aan ondernemers, diensten aan particulieren, en e-commerce en afstandsverkopen. De planner zet per aangevinkt type de stromen uit de stukken op een rij.
Hoe gaat de toets om met ketentransacties?
De intake vraagt of er ketentransacties zijn waarbij de goederen rechtstreeks naar de laatste afnemer gaan. De btw-specialist bepaalt dan aan welke levering het vervoer wordt toegerekend en of de vereenvoudigde ABC-levering kan worden toegepast; de inspecteur wijst de schakel aan waaraan hij het vervoer zou toerekenen.
Wat als niet vaststaat of de btw-nummers zijn gecontroleerd?
Kies in de intake “onbekend”. Dat wordt een onderzoeksvraag in het plan, met het stuk dat het kan ophelderen. Hetzelfde geldt voor het vervoersbewijs per zending.
Start LEO de workflow zelf?
Nee. Een workflow start alleen als u de intakekaart zelf bevestigt. LEO kan de kaart vanuit het gesprek voorinvullen, maar kiest de dossierstukken niet zelf en kan een run niet zelf starten.
Kunnen we de opzet aanpassen aan de werkwijze van ons kantoor?
Ja. U kunt het sjabloon kopiëren tot een eigen workflow en die in de workfloweditor aanpassen met stappen, beslispunten en menselijke controles. De kopie krijgt alleen bronnen die in uw abonnement zitten.
De grensoverschrijdende btw-toets in uw eigen dossier zien?
Laat uw naam en e-mailadres achter; we nemen contact op voor een demo met een geanonimiseerd dossier.
GDPR-compliant
Verwerking volledig binnen de AVG. Uw klantdata wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
Opslag in de EU
Eigen servers in EU-datacenters (Duitsland en Finland) — geen hyperscaler. TLS 1.2+ in transport en een volledig versleuteld datavolume (LUKS2 full-disk) op elke productiehost, waar ook de back-ups staan.
ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
Prudai is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en NEN 7510-1:2024. Afgegeven door Brand Compliance, geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA C 548), en geldig tot en met 29 september 2029. Scope en details in ons Trust Center.
Alle details, subverwerkers en documentatie: trust.prudai.com
Andere workflows
- Het gebruikelijk loon van de dga onderbouwen →
- Btw-aftrek en pro rata analyseren →
- Vergoedingen toetsen aan de werkkostenregeling →
- Een vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst beoordelen →
- Renteaftrekbeperkingen toetsen →
- Transfer pricing-documentatie toetsen →
- Verdragstoepassing en bronbelasting toetsen →
- Verliesverrekening in de vennootschapsbelasting analyseren →
- De hele bibliotheek →
LEO Fiscaal in de praktijk